Berekening van de ICT-misser My SiS

In Univers Magazine 8 staat het verhaal over hoe de UvT zich mengde in een ICT-misser die onze universiteit zo’n tien miljoen euro armer maakte. Hieronder volgt een chronologisch overzicht wat er per jaar is uitgegeven is aan My SiS.

2004/2005

In 2005 startten de UvT samen met de Hogeschool van Amsterdam, en de universiteiten van Nijmegen, Amsterdam en Leiden een projectgroep op. Gezamenlijk kopen ze een nieuw StudenteninformatieSysteem (SiS) wat bestaat uit twee modules: INSCHRIJF en VOLG. Met INSCHRIJF kun je jezelf inschrijven, met VOLG word de studievoortgang gemonitord. De UvT bombardeert zichzelf tot initiatiefnemer van het project.

Gemaakte investeringskosten 2005: 58.000 euro

2006

Na een Europese aanbesteding met 500 selectiecriteria kwam Campus Solutions van Oracle uit de bus gerold. Een vreemde keuze, omdat dit systeem gebaseerd is op Amerikaanse onderwijsinstellingen. De wet- en regelgeving is daar heel anders. Bovendien stelden de in totaal 56 verschillende faculteiten andere eisen aan het systeem. Er moest het nodige maatwerk geleverd worden om het systeem in Nederland te gebruiken.

Gemaakte investeringskosten 2006: 333.000 euro

2007/2008

Op de UvT werd gereorganiseerd. De bibliotheek en de rekenkamer gingen verder als Library and IT Services (LIS). Binnen het landelijke project zou volgens de originele planning INSCHRIJF klaar zijn in april 2008 en VOLG in december 2008. De oplevering vond echter pas in 2009 plaats. Er kwam vanaf 2008 een extra kostenpost bij binnen het project, namelijk de exploitatiekosten.

Gemaakte investeringskosten 2007: 534.000 euro

 

Gemaakte investeringskosten 2008: 672.000 euro + 515.000 euro exploitatiekosten

2009

De UvT en de HvA waren in 2009 de eerste twee instellingen die de INSCHRIJF module invoerden. Dit had directe gevolgen voor de inschrijving van Tilburgse studenten aan de UvT. Bij de inschrijving van je tentamens moest je er achter komen of je ingeschreven stond op de UvT.

Nijmegen besloot uit het project te stappen. Naar het schijnt omdat de Collegevoorzitter geen vertrouwen had in Campus Solutions. De Radboud Universiteit betaalde nog wel even de tot dan gemaakte investeringskosten van 3.103.000 euro.

Gemaakte investeringskosten 2009: 991.000 euro + 110.000 euro exploitatiekosten

2010/2011

Als laatste onderwijsinstelling van Nederland moest de UvT in 2010 al haar studentengegevens doorgeven aan Studielink. In Tilburg stond de voortgang van My SiS redelijk stil. Dit had ook directe consequenties voor een ander project: het oude Customer relationship management (CRM)-systeem voldeed niet meer, hiervoor in de plaats kwam Microsoft Dynamics (MSD).

Universiteit Leiden implementeerde als eerste het volledige SiS-pakket. Niet veel later volgde de UvA en ook de HvA implementeerde de laatste module in 2011. Het nieuwe studentinformatiesysteem zorgde voor grote problemen op de onderwijsinstellingen, voor zowel studenten, medewerkers en de ICT-afdeling.

Gemaakte investeringskosten 2010: 678.000 euro + 238.000 euro exploitatiekosten + 28.860 euro Studielink + 96.000 euro MSD + 865.116 euro aan het Expertisecentrum

Tilburg was intussen een beetje bang geworden voor de volledige implementatie en er ontstond twijfel over My SIS. Marc van den Bergh, directeur LIS, bedacht mogelijke scenario’s; uit het project stappen, of een nieuwe Europese (langdurige) aanbesteding. Het gevaar van dat laatste was dat opnieuw Campus Solutions van Oracle als beste uit de bus kwam. Ook werd er bezuinigd op tijdelijke contracten, zo’n 18,3 fte van 150,2 fte werd wegbezuinigd op personeel wat voornamelijk werkzaam was voor het My SIS project. Het project lag wederom redelijk stil.

Gemaakte investeringskosten 2011: 508.000 (305.000 euro over budget) + 492.000 (123.000 euro over budget) + 24.235 euro Studielink + 779.075 euro aan het Expertisecentrum

2012/2013

In 2012 volgde een besluit op basis van de mogelijke scenario’s zoals geschetst door LIS. Uitstappen bleek geen optie. Er werd besloten om niet alle bestaande systemen die studievoortgang monitoren op de universiteit te vervangen. De invoer van de light variant staat gepland op maart 2013. In april/mei wordt de invoer geëvalueerd en volgt waarschijnlijkheid de invoer van de volledige VOLG module. De implementatie van de light-variant heeft  grote consequenties aangezien een tiental lokale bedrijfssystemen worden aangepast om naast en samen met My SiS te werken, zoals de Elektronische studiegids en het COMAP inschrijvingssysteem.

Gemaakte investeringskosten 2012: 186.000 (186.000 over budget) + 541.000 exploitatiekosten (436.000 euro over budget) + 25.900 euro Studielink + 79.2000 euro bedrijfssystemen + 492.285 euro aan het Expertisecentrum

 

Geschatte investeringskosten 2013: 56.000 euro + 541.000 exploitatiekosten + 25.900 euro Studielink + 79.200 euro bedrijfssystemen + 404.000 euro MSD + 502.645 euro aan het Expertisecentrum

Op dit moment is de UvT druk bezig met  de wettelijke eis om alle studentengegevens (cijfers, persoonsgegevens, etc.) te bundelen voor  een nieuw landelijk informatie systeem, Bron HO. In het systeem zullen alle studenten een uniek studentennummer krijgen en zullen alle gevolgde vakken, behaalde resultaten, diploma’s worden opgenomen. Deze gegevens moeten op 1 januari 2014 doorgegeven zijn door alle Nederlandse onderwijsinstellingen. De kosten hiervoor zijn bij ons niet bekend.

Advertentie

Bekijk meer recent nieuws

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Blijf op de hoogte. Meld je aan voor de nieuwsbrief van Univers.