TiU stapt over op telefonie via Lync
De universiteit gaat het medewerkers makkelijker maken om buiten de campus te werken. Door gebruik van het Microsoft-programma Lync krijgen werknemers een flexibele werkplek. Momenteel loopt een pilotproject waarbij ongeveer vijftig medewerkers met het programma werken, om er de kinderziektes uit te halen. Eind 2015 moeten alle medewerkers van Lync gebruik maken. Het vaste telefoontoestel gaat dan van de campus verdwijnen.
Met Lync worden spraak- en videogesprekken, vergaderingen, aanwezigheidsgegevens en chatfuncties geïntegreerd. De universiteiten van Utrecht, Delft en Eindhoven werken met hetzelfde systeem. Berthilde Boukema, Projectmanager bij Library and IT Services: “De implementatie van Lync gaat gelijk op met het vervangen van de oude telefooncentrale. Tenzij medewerkers dat zelf willen, krijgen ze met Lync geen telefoon maar een headset. Via een speciaal softwareprogramma bedien je alle functies, zoals bellen, videoconferentie, chat etcetera. De medewerker kan zelf aangeven hoe en of hij bereikbaar is. Het programma is geïntegreerd met Outlook. Er is dus een koppeling met je afwezigheidsfunctie en je outlookagenda. Je kan op verschillende werkplekken inloggen. Dat kan ook thuis of via je Smartphone (een speciale app). Je bent dan dus altijd op hetzelfde nummer bereikbaar.”
Door de koppeling tussen Outlook en Lync kun je exact zien welke telefonische oproepen zijn binnengekomen, hoe lang het gesprek heeft geduurd en welke oproepen je hebt gemist. Ook kun je documenten delen en anderen mee laten kijken op je computer. “Je kunt zelfs de bediening van je werkplek (of een programma) overgeven aan die ander. Zo kan je eventueel samenwerken in een document. Ook kun je chatten met collega’s, een groepschat starten en telefonische groepsgesprekken voeren,” legt Boukema uit.
In april hebben verschillende medewerkers (aanstaande superusers) een cursus gehad, volgens Boukema hebben toen enkele afdelingen zich aangemeld om snel over te stappen. “We zijn de pilot gestart bij LIS, dat doen we altijd omdat die medewerkers wat technischer zijn. Maar het komende jaar gaan we de grotere massa overzetten. Het is de bedoeling dat de medewerkers die de cursus hebben gehad hun naaste collega’s een uitleg geven. Om met Lync te kunnen bellen moet je overgezet worden van de oude telefooncentrale op de nieuwe. Dat kan sinds 20 juni. We zien dat sommige mensen nu al via Lync chatten, maar nog niet bellen omdat ze nog niet over zijn.”
Corno Vromans, IT-Manager bij LIS voegt toe: “Met Lync kunnen medewerkers zelf makkelijker een conferencecall plannen. Dat hoeft dan niet meer via KPN. Ook is het handig dat medewerkers hetzelfde nummer houden. Voordeel van de app op je smartphone is dat je op je UvT- nummer bereikbaar bent, ook als je niet op de campus bent. Enige voorwaarde is een WiFi verbinding.”
