Bellen naar alumni

Achter gesloten deuren van het Montesquieugebouw wordt er “D8” geroepen en “Fregat gezonken”. Is de Learning Center omgetoverd tot een EK Zeeslag? Soort van, want het gaat wel degelijk om een Nederlandse vloot tegen een Zweedse. Toch speelt er in de ruimte meer af dan het welbekende spelletje: twintig studenten zitten gewapend met een headset achter een computer en nemen deel aan een belcampagne waarbij alumni van de School of Social and Behavioral Sciences worden bijgepraat over de faculteit en naar donaties worden gevraagd voor het TSB Fund. Teamleidster Maartje van Paassen maakt er een wedstrijd van door contact te leggen met een Zweedse universiteit die tegelijkertijd ook haar alumni benadert. Wie een donatie ophaalt, heeft het recht om een torpedo te lanceren en al snel ligt de Scandinavische zeemacht in duigen. De Zweden raken in paniek en willen een andere koers varen. De wisselkoers welteverstaan.

Wat begon als een belcampagne in 2009 naar Amerikaans voorbeeld, is tegenwoordig een hele onderneming waar drie van de vijf faculteiten aan meedoen: Law School startte in 2009, TiSEM doet mee vanaf 2013 en per dit jaar ook de School of Social and Behavioral Sciences. Het principe is simpel: laat studenten alumni bellen van hun faculteit en vraag om giften voor een Alumni Fund dat de school kan inzetten voor bijvoorbeeld beurzen voor internationale studenten en onderzoeken.

Een Alumni Comité buigt zich per faculteit over projecten die onderzoekers en docenten mogen aandragen zolang de onderzoeken in lijn zijn met de missie van hun school. Het comité adviseert welke projecten worden gefinancierd en voor hoeveel. Dat zijn geen misselijke bedragen: Tilburg Law School heeft sinds 2009 een kleine 250.000 euro toegezegd gekregen, TiSEM bijna twee ton en Social and Behavioral Sciences mag rekenen op 45.000. Daarnaast is er eind vorig jaar nog eens 30.000 euro opgehaald onder het alumninetwerk ‘Vrienden van Cobbenhagen’ voor het ‘Outreaching Honors Programma‘ voor masterclasses, labs en coaches. Geen cent daarvan gaat naar salaris of onkosten, vertelt Frederique Knoet (Law School), maar uiteraard krijgen de deelnemende studenten wel een vergoeding als onderwijsassistent voor het werk dat zij hier doen. De Outreaching studenten bellen vrijwillig voor het voortbestaan van hun programma.

Knoet en collega’s Michelle te Veldhuis (Development & Alumni Relations) en Janneke Janssen (School of Social and Behavioral Sciences) zitten in het alumnibureau dat zich bekommert om oud-studenten. Ze vertelt: “Tilburg University heeft meer dan 55.000 afgestudeerden, maar er was weinig contact meer zodra het diploma was behaald. Dat is veranderd sinds wij een congres hebben bezocht waarbij verhalen werden gedeeld over alumni-contacten op Amerikaanse universiteiten. Daar zijn belcampagnes de norm en staat persoonlijk contact met alumni hoog in het vaandel. Van collega-universiteiten in Nederland horen we ook veel positieve verhalen, al schijnt het in Amsterdam laatst wat minder te zijn gegaan omdat ze het bellen overlaten aan een callcenter. Zonde, want juist het contact tussen een student en oud-student van dezelfde faculteit zorgt voor leuke verhalen waarbij de alumnus benieuwd is naar welke docenten nog lesgeven en het hele reilen en zeilen van de faculteit. Het vergroot bovendien de kans dat een oud-student in natura een bijdrage wil leveren in de vorm van bijvoorbeeld een masterclass, of een mentorschap van een student.”

Voordat een belcampagne van start gaat, komt er nog heel wat bij kijken. Te Veldhuis: “De studenten die gaan bellen, krijgen eerst een volwaardig trainingsweekend. Tijdens dat weekend nemen we het script goed door en worden er rollenspellen gedaan. Internationale studenten wiens beurs is gefinancierd door de belcampagne komen langs om hun verhaal te vertellen en je ziet dat dat zeer inspirerend werkt voor de studenten. Uitval kennen we bijna niet, als er al studenten afmelden, dan is dat nog voor de campagne begint omdat ze erachter komen dat er stiekem toch best veel tijd in gaat zitten. Harde doelstellingen zijn er niet. We hebben wel bepaalde bedragen voor ogen, maar we willen geen hijgerig callcenter zijn, noch er te slap in gaan. De alumni worden van tevoren per brief op de hoogte gebracht dat ze worden gebeld, dus er is geen sprake van ‘cold calling’ en je kan vooraf opt-outen. Het gesprek moet een open en vrolijk karakter hebben en we maken duidelijk dat donateurs hun gift kunnen stopzetten. In de praktijk gebeurt dat niet zo vaak en zijn sommigen zelfs bereid om na verloop van tijd de maandelijkse bijdrage te verhogen en voor langere tijd aan te gaan.”

Advertentie

Bekijk meer recent nieuws

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Blijf op de hoogte. Meld je aan voor de nieuwsbrief van Univers.