Nieuwe portal voor TiU-personeel

Sinds enkele uren is er voor de kleine 2000 werknemers van de universiteit een nieuwe portal binnen intranet. Vakantiedagen aanvragen, persoonsgegevens wijzigen, ziek of beter melden: het is er met My Employee Portal allemaal een stuk gemakkelijker op geworden.”In het oude systeem hadden we geen zelfservice. Nu wel. Deze portal is een stuk vriendelijker voor de werknemers. Maar ook voor de administratie en voor leidinggevenden biedt het veel meer gemak.” Dat zegt Maurice Driessen, projectmanager e-MRM.

My Employee Portal werd vanmiddag gelanceerd nadat er in de ochtenduren nog een paar laatste tests waren uitgevoerd om te checken of alles functioneert zoals het moet. “We zijn pas een paar uur in de lucht. Maar tot nu toe hebben we nog geen enkel telefoontje en geen enkele email met vragen of klachten ontvangen. Als dat zo blijft, ben ik een tevreden man.”

Tegeltjes klikken

Even wennen is het ook wel, dit eigen hoekje op intranet voor elke werknemer. Wie inlogt krijgt een scherm met ’tegels’ te zien waarop ogenschijnlijk weinig interactiefs te beleven valt. Het enige persoonlijke onderdeel lijkt de Verlofkaart. De takenlijst zal bij de meesten nog leeg zijn en de ‘Vacatures’- en ‘Meer informatie’-tegels linken door naar intranet-pagina’s die al lang bestaan.

De extra mogelijkheden worden pas zichtbaar wanneer het tandwieltje op de ‘Mijn gegevens’-tegel wordt aangeklikt. Dan draait de met een vakantie-cocktail versierde tegel zich om en wordt een tiental rubrieken zichtbaar waarin de werknemer zelf gegevens kan invullen of aanpassen. “Dat is de winst van dit systeem. Tot vandaag moest je voor een adreswijziging of andere persoonlijke gegevens een papieren formulier invullen dat dan door HRM weer in het systeem moest worden ingevoerd. Nu kan dat digitaal en doe je dat zelf, zonder tussenkomst van anderen.

Daarmee is dit systeem volgens Driessen in ieder geval al milieuvriendelijker. Maar het is ook kostenbesparend. “Het oude systeem bestond uit verschillende modules die niet in één systeem waren ondergebracht. Als er bijvoorbeeld een cao-wijziging kwam, moest je dat op zeker vijf plaatsen handmatig wijzigen. Dat is nu verleden tijd. De investering in My Employee Portal wordt daarom meteen al terugverdiend door de besparingen op beheer en onderhoud. Dat is dan nog los van besparingen als bijvoorbeeld de papieren salarisstroken. Doordat die nu digitaal geleverd worden aan het personeel bespaart de universiteit jaarlijks alleen al 13.500 euro aan porto-kosten.”

_Advertentie.