Welke maatregelen neemt de universiteit na affaire De Ruijter?

Welke maatregelen neemt de universiteit na affaire De Ruijter?

“Dit mag nooit meer voorkomen”, zegt rector Emile Aarts naar aanleiding van de affaire (De Ruijter, red) waarbij promotiegelden naar particuliere bedrijven werden gesluisd. Vandaar dit interview waarin de rector laat zien wat er afgelopen jaar allemaal in gang gezet is. Het College van Bestuur heeft op drie sporen maatregelen genomen: op wetenschappelijk toezicht, op financiële beheerslijnen, en op nevenfuncties.

Financiële beheerslijnen

Rector Emile Aarts: “Het toezicht is verscherpt. Wij willen het net dichtknijpen zodat dit soort fraude niet meer voor kan komen. Inkoop staat onder verscherpt toezicht. Na het geval dus van de medewerker waarover we nu spreken, vermoedt men dat het heeft gelopen via een tweetal bedrijfjes in de buitenwereld. Nu zou dan echt verplicht zijn dat dat aanbesteed wordt. We hebben ook besloten dat declaraties van grote bedragen altijd via het College lopen. Declaraties van decanen gaan niet naar de directeur maar naar iemand die hoger in rangorde staat. Dat is dus de CvB-voorzitter omdat die de portefeuille Financiën beheert. Dat was ook altijd al.”

Maar hoe gaat de universiteit dan om met de kleinere bedragen? “Kleine facturen mogen alleen voldaan worden als er een contract aan ten grondslag ligt. Wij krijgen ook een overzicht van persoonsgebonden declaraties van de medewerkers per jaar, als daar gecumuleerde bedragen inzitten die wij niet begrijpen dan gaan wij vragen hoe het zit.” Maar er waren ook situaties waarbij de ondersteuner en de controleur in dezelfde persoon verenigd waren. Daarover zegt de rector: “Die zijn nu uit elkaar getrokken. Verder is er natuurlijk strenge externe auditing, maar die is er al sinds 2015. Koen Becking heeft dat toen ingesteld. Daarnaast gaan de controllers op de universiteit meer rouleren.”

Nevenfuncties

In elk R&O gesprek (jaargesprek) moet gevraagd worden welke nevenfuncties die wetenschapper heeft. Maar de rector magnificus wil niet zover gaan dat de leidinggevenden dit moeten controleren. “Er is een meldingsplicht van de nevenfuncties, bezoldigd of onbezoldigd, en dus ook van de tijd die de nevenfunctie in beslag neemt. De regel stelt dat het initiatief en de verantwoordelijkheid dus liggen bij de medewerkers.”

Wetenschappelijke integriteit

Daar heeft de rector zes actiepunten voor aangemerkt:

1. “We hebben een externe voorzitter benoemd in de Commissie Wetenschappelijke Integriteit. Voorheen zaten er drie mensen van TLS in, nu zijn het wetenschappers van alle faculteiten. Elke faculteit levert twee mensen, dus we kunnen kiezen uit tien mensen. Mocht er een casus komen dan zetten we er vijf mensen met expertise uit deze club op.”

2. Iedere nieuwe wetenschapper op deze universiteit ondertekent een Verklaring van Wetenschappelijke integriteit.

3. In het welkomstgesprek, nadat iemand dus benoemd is, komt de wetenschappelijke integriteit ter sprake, en zal er gewezen worden op de vertrouwenspersonen. Deze kunnen namelijk heel veel fricties oplossen en afvangen.

4. In hun Resultaat en Ontwikkelingsgesprek (het jaargesprek op de universiteit) spreken we over de wetenschappelijke integriteit. Maar ook in de promotieplechtigheid zal dat aan de orde komen.

5. Er is een voorstel voor een universiteitsbrede training voor promovendi, de doctoral training. Aarts: “Want door de ongelijkheid in de relatie tussen promovendi en hun begeleiders ontstaan de meeste problemen. Wij willen vooral de begeleiders ervan doordringen dat ze in alles wat ze zeggen of doen een voorbeeldfunctie hebben. Daarnaast willen we de promovendi laten zien waar ze recht op hebben en wat ‘proper scientific conduct’ is. In een eerder interview zei Aarts reeds dat een buitenpromovendus zich twee jaar van te voren moet aanmelden op Tilburg University, in Amsterdam is dat vanaf het begin van de promotie. Waarom hier niet? Aarts: “Er zijn buitenpromovendi die wel tien jaar over een promotie doen. Wij willen daar dan geen tien jaar met enkelingen bezig zijn, die geen voortgang maken. Op het moment dat de promotie serieus wordt moet ie aangemeld zijn. Twee jaar van te voren moet een buitenpromovendus op Tilburg University aangemeld zijn.

6. Graduate Schools: Per jaar gaan de Graduate Schools een verslag maken van alle gemelde onregelmatigheden. De gevallen worden geanonimiseerd: “Het gaat hierbij om dat wetenschappelijke integriteit bespreekbaar wordt gemaakt, en door er één keer per jaar minutieus naar te kijken komt het toch weer in je vizier”, aldus Aarts.

Tot slot wijst de rector erop dat iedereen op deze universiteit zijn eigen verantwoordelijkheid heeft tot integer handelen.

Bekijk meer recent nieuws

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Blijf op de hoogte. Meld je aan voor de nieuwsbrief van Univers.