Ook twee uur gewacht bij de Student Desk? Dit is waarom

Ook twee uur gewacht bij de Student Desk? Dit is waarom

De eerste week van het collegejaar was het een drukte van jewelste bij de Student Desk van Tilburg University. Met een slecht bereikbare telefoonlijn en wachttijden bij de balies die opliepen tot twee uur, moesten studenten veel geduld hebben voordat ze werden geholpen. En de problemen zijn nog niet voorbij.

“In de eerste week van het academisch jaar zien we altijd een piek,” constateert teamleider van de Student Desk, Suzanne Roozekrans. “Tijdens de eerste collegeweek hielpen we maar liefst vijfhonderd studenten per dag.”

De meeste mensen kwamen langs de balie in het Academia-gebouw. Daar liep de wachttijd op tot twee uur. Ook via de telefoon was de Student Desk moeilijk te bereiken, vertelt Roozekrans. “Via ons systeem kunnen we een beperkt aantal mensen in de wacht hebben staan. Daardoor komen studenten er soms niet doorheen.”

De meeste studenten hebben vragen over hun inschrijving. “Vaak denken ze dat als het collegegeld betaald is, je meteen toegelaten bent tot de studie. Dat is niet zo,” legt Roozekrans uit. “Voor iedere student moeten we uitzoeken wat de status is van hun aanvraag. Bovendien nemen studenten vaak meerdere keren contact op als ze vinden dat het antwoord op hun vraag te lang op zich laat wachten. Daardoor is het extra druk.”

IMG_8003Studentengroei zorgt voor aanhoudende drukte

De Student Desk heeft dit jaar maatregelen getroffen om de student zo goed mogelijk te kunnen blijven helpen. Zo gaan de balies aan het begin van het academisch jaar één uur eerder open en kunnen studenten zien hoe lang het nog duurt voordat zij aan de beurt zijn. Ook zijn er acht studentmedewerkers ingezet die vragen beantwoorden over Osiris en Canvas.

Toch keert de drukte ieder jaar weer terug. Dat komt vooral door de groei van de studentpopulatie aan Tilburg University en in het bijzonder de sterke groei van internationals.

De toelatingsprocedure bij buitenlandse studenten is ingewikkelder en kost meer tijd. Bij hen moet bijvoorbeeld eerst worden uitgezocht of het niveau van hun vooropleiding matcht met de Nederlandse voorwaarden. Elk buitenlands diploma moet daarom worden omgezet naar het Nederlandse systeem.

Studenten vragen massaal dagpas aan na problemen met University card

Ook de aanvraag en uitgifte van de University card zorgt voor emails en telefoontjes naar de Student Desk. De aanvraag van zo’n pas duurt ongeveer twee weken, maar gaat niet altijd goed.

“Als een student een kaart aanvraagt komt dat in een document. Dat document sturen wij wekelijks door naar de leverancier,” legt Roozekrans uit. “Waar het fout gaat, weten we nog niet. Maar we zitten er bovenop.”

De teamleidster vertelt dat er al eerder problemen waren met de leverancier. “Elke week doen we een bestelling bij onze leverancier. Helaas zijn er daar dit jaar drie misgelopen.” Ze hoopt nog deze week alle aangevraagde University cards uit te reiken.

Naar de bieb zonder University card

Door het probleem met de University card was het ook extra druk in de bibliotheek. Studenten die nog geen studentenkaart hadden, moesten allemaal een dagpas aanvragen. “We schreven op een gegeven moment meer dan zeshonderd dagpassen per dag uit. Dat liep flink in de papieren,” laat het afdelingshoofd van de bibliotheek, Marga Bastiaans, weten aan Univers.

De bibliotheek heeft daarom besloten om de toegangspoortjes per direct open te houden. “Doordeweeks kun je tot zes uur ’s avonds gewoon binnenlopen. Na zes uur en in het weekend moet je wel je University card bij je hebben,” zegt Bastiaans.

De maatregelen gelden tot dinsdag 1 oktober.

Advertentie

Bekijk meer recent nieuws

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Blijf op de hoogte. Meld je aan voor de nieuwsbrief van Univers.