TOP Week organiseren in coronatijd: ‘We waren weer terug bij af’

Flexibiliteit blijkt geen overbodige luxe tijdens de organisatie van de jaarlijkse TOP Week in tijden van het coronavirus. Het kabinet veranderde meerdere keren hun visie over het organiseren van evenementen, waardoor ook het TOP-bestuur continu het schema heeft moeten omgooien. “Het was een rollercoaster, maar nu hebben we ook echt iets unieks.”

Bestuur TOP Week 2020

Twee weken voordat de TOP Week zou plaatsvinden, wilde het kabinet de introductieweken voor studenten schrappen omdat zij werden gezien als een risicogroep voor de verspreiding van het virus. Diezelfde dag nog kwam het kabinet daarop terug. De introweken mochten toch doorgaan, maar wel onder strenge voorwaarden.

Als organisator van TOP Week 2020 moet je dus op alles voorbereid zijn. Univers sprak met vicevoorzitter Féline de Vries over de unieke uitdaging die het bestuur dit jaar heeft moeten trotseren.

‘Programma was eigenlijk al rond’

Féline de Vries

Het begon allemaal in oktober, de maand waarin een fris bestuur van het Tilburg Orientation Program (TOP) hun jaar begon. “In januari en februari ging alles zo goed als vlekkeloos,” vertelt De Vries. “Ons programma was goedgekeurd en eigenlijk waren we al helemaal rond. Ons doel was om de vierduizend deelnemers te halen.”

Bijna een half jaar naderhand zitten we aan een bakje koffie op het coronaproof terras van Esplanade. Onze handen zijn gedesinfecteerd en het tafeltje waar we aan zitten lijkt oneindig ver weg van de andere tafeltjes. Alles volgens protocol. Eind februari dachten de organisatoren het programma rond te hebben en een recordaantal deelnemers te behalen. De realiteit had iets anders in petto.

‘Persconferentie Rutte was als een donderslag bij heldere hemel’

“In maart merkten we dat het coronavirus ook impact ging hebben op de TOP Week,” herinnert De Vries zich. “Maar toen Mark Rutte zei: ‘Tot en met 1 september geen evenementen…’ Ik krijg weer kippenvel. Die avond was dat echt als een donderslag bij heldere hemel.”

De zeven bestuursleden belden gelijk met elkaar om even te ventileren over wat er zonet was gebeurd. “Die avond hebben we lopen balen, maar de dag erna hebben we meteen besloten dat we door zouden gaan.”

TOP Week app

De bestuursleden zetten meteen volle bak in op digitaal. “We hebben eerst gekeken welke activiteiten we er echt in wilden houden. Zo zijn de TOP Cantus en het TOP Festival er bijvoorbeeld ingebleven.”

Om alle evenementen online aan te kunnen bieden maakt TOP gebruik van een nieuw platform binnen hun standaard app. “Daarop kunnen deelnemers eigenlijk de hele TOP Week volgen,” legt De Vries uit. “Alle livestreams kun je er vinden, het programma staat erin en er is een chatfunctie.”

Versoepeling maatregelen was nieuwe domper

Richting de zomer nam het aantal coronabesmettingen in Nederland langzaam af. Voor het kabinet was dat reden om de maatregelen te versoepelen. 24 juni kondigde Rutte aan dat evenementen per 1 juli weer toegestaan zouden zijn, mits iedereen 1,5 meter afstand zou blijven houden. “Het klinkt misschien gek, maar dat was echt balen voor ons. We hadden net alles online bedacht en nu moesten we weer naar de tekentafel,” vertelt De Vries.

Ondertussen begon de tijd te dringen, want middenin de vakantie moesten er belangrijke dingen worden vastgelegd. “We hebben veel moeten schakelen maar konden uiteindelijk toch nog enkele offline evenementen aan ons programma toevoegen. Zo hadden we een pubquiz gepland in het Willem II-stadion, waarbij duizend man tegelijkertijd aanwezig zou zijn.”

De bedoeling was dat op één avond drie quizzen gehouden zouden worden met in totaal dus zo’n drieduizend deelnemers. De Vries: “Het is in de buitenlucht. En met genoeg stoelen ertussen moet het lukken.” Tussen de shifts door zou alles worden gedesinfecteerd.

Ondanks de 19 organisatoren en de helpende hand van de beveiliging van het stadion, blijkt het managen van zo’n groot aantal deelnemers nog een hele klus. “Normaal ben je ervoor verantwoordelijk dat de activiteit er staat,” legt de vicevoorzitter uit. “Nu moet je ook nadenken over de manier waarop mensen naar je evenement toekomen en hoe je kunt voorkomen dat er groepsvorming ontstaat. Want ook als mensen in de rij staan moet er 1,5 meter afstand gehouden worden.”

Daarnaast is de organisatie verplicht bij alle offlineactiviteiten iedere deelnemer te vragen naar klachten en moet er worden gepolst of de betreffende persoon in contact is geweest met iemand met het coronavirus. “Dat gaat ons veel werk kosten, maar het is noodzakelijk om de veiligheid van iedereen te kunnen waarborgen.”

Introductieweken gingen op het nippertje door

In de weken die volgden werden de coronamaatregelen door het kabinet versoepeld en kon iedereen weer moeiteloos een terrasje pakken, uit eten gaan, of een bezoekje brengen aan de bioscoop. Tegelijkertijd werden mensen sceptisch. Is het coronavirus nog wel zo aanwezig onder ons? Is het virus niet in ernst verminderd? Werkt dat afstand houden eigenlijk wel? Mensen begonnen gedrag te vertonen dat kenmerkend was voor het ‘oude normaal’.

Sinds juli stijgt het aantal geregistreerde besmettingen in Nederland bijna dagelijks. Nog diezelfde maand werd Rotterdam de eerste nieuwe coronabrandhaard sinds de coronapiek in april. Studenten waren volgens de autoriteiten de oorzaak en kregen tientallen besmettingen op hun naam. Vervolgens overwoog het kabinet de introductieweken voor nieuwe studenten in het hoger onderwijs te schrappen.

Zover is het niet gekomen. Wel heeft de overheid sindsdien strenge voorwaarden gesteld aan offline activiteiten. Die mogen namelijk alleen informatief van aard zijn. Bovendien is de grootte van de groep beperkt en moet de 1,5 meter te allen tijde zijn gewaarborgd.

Drie fysieke evenementen gaan door, pubquiz gesneuveld

Top Week app

“Dat was eigenlijk een meevaller, want fysieke activiteiten werden niet verboden,” merkt De Vries op. De organisatie is gelijk in gesprek gegaan met de gemeente om de mogelijkheden te bespreken. Dat heeft geleid tot drie fysieke evenementen. Dinsdag wordt de Explore 013 Fair gehouden in het Spoorpark. Daar kunnen de deelnemers kennismaken met allee verenigingen die Tilburg rijk is. Daarnaast wordt er donderdag  gesport in het Sports Center.

De gemeente heeft ook akkoord gegeven op een fysieke kennismaking van de deelnemers met de Tilburgse studentenverenigingen. Tijdens Meet the Big Four gaan aanstaande studenten in groepjes van 25 langs bij T.S.R. Vidar, T.S.V. Plato, I*ESN en T.S.C. St. Olof.

Door de aangescherpte maatregelen van het kabinet gaat de pubquiz in het Willem II-stadion niet door. “Het is een te grote activiteit en die voldoet niet meer aan de voorwaarden. Maar ik had het erger gevonden als we alle fysieke activiteiten hadden moeten afblazen,” nuanceert ze.

In eerdere versies van het programma konden de TOP Cantus en het TOP Festival op grote schermen worden gevolgd bij studentenverenigingen. Dat gaat niet door. In plaats daarvan kunnen de verenigingen zichzelf profileren tijdens het evenement Meet the Big Four en via de TOP Week app. “Op ons platform hebben ze een eigen pagina. Daarin kunnen deelnemers met verschillende verenigingen chatten, een livestream bekijken of evenementen volgen via Zoom of Skype.”

‘Na een avondje zeuren pakken we gewoon door’

Het mag duidelijk zijn dat TOP Week 2020 heel anders zal zijn dan voorgaande jaren. Geen cantus met duizenden mensen die meezingen met de cantusband. Geen uitgebreide kennismaking met de studentenvereniging waar je zo graag lid van wilde worden. Geen drukbezochte festivals waarop je lekker uit je dak kan gaan. Dit jaar is alles online. En wat nog wel fysiek plaatsvindt, moet voldoen aan strenge protocollen.

Tijdens de organisatie van dit grote evenement was verandering meer regel dan uitzondering. “Dingen veranderden om de haverklap,” blikt De Vries terug. “Externe partijen wilden graag weten wat voor gevolgen de aangepaste maatregelen zouden hebben. Maar zelf wisten we dat natuurlijk ook niet meteen.”

Die persconferentie waarop Rutte alle evenementen verbood is haar het meest bijgebleven. “We moesten daarna echt alles opnieuw verzinnen. Maar we hebben als organisatie laten zien dat we flexibel en stressbestendig zijn. Ook na een tegenslag en een avondje zeuren pakken we door. En dan is het een mooi moment als je uiteindelijk een nieuw programma hebt dat staat en goedgekeurd is. Dit is de wereld waarin we nu leven en daar moeten we het beste uit halen.”

Zo beleefden eerstejaars de TOP Week in 2019

_Advertentie.