(Thuis)werken na corona: TiU-medewerkers krijgen meer autonomie

Gaan we na de coronacrisis massaal terug naar kantoor? Waarschijnlijk niet. Als het aan Tilburg University ligt krijgen medewerkers straks meer autonomie om zelf te kiezen waar en wanneer ze werken. Oftewel: TiU gaat hybride. Univers sprak erover met HR-directeur Ellen van Dodewaard en projectleider ‘hybride werken’ Marit de Heer.

Na ruim een jaar verplicht thuiswerken zijn veel mensen gewend geraakt aan de nieuwe werksituatie. Natuurlijk, het directe contact met collega’s blijft een gemis en het vele thuis zijn kan soms benauwen. Maar we zien ook de voordelen: niet langer de stress van overvolle treinen en snelwegen en je haasten om op tijd bij de kinderopvang te zijn. Of tussen twee online vergaderingen de was ophangen en wat yoga-oefeningen doen.

Thuiswerken is zo gek nog niet. Sterker nog, uit onderzoek van Nyenrode blijkt dat veel thuiswerkers ook na de coronacrisis niet meer volledig terug naar kantoor willen. De voordelen die mensen ondervinden zouden groter zijn dan de nadelen bleek eerder ook uit Tilburgs onderzoek. Mensen werken efficiënter en ervaren meer regie over hun werkdag.

Zelf je werkplek en werktijden kiezen

Met de campagne: thuiswerken, we worden er steeds beter in, lijkt de overheid ondertussen voor te sorteren op een toekomst met thuiswerken als het nieuwe normaal. Als het aan GroenLinks en D66 ligt, wordt met de ‘Wet werken waar je wilt’ het recht om vanuit huis te werken binnenkort zelfs wettelijk vastgelegd.

Ook Tilburg University wil niet meer terug naar hoe het was, vertelt Ellen van Dodewaard, directeur Human Resources desgevraagd aan Univers. “Door corona moesten zowel medewerkers als studenten op een andere manier gaan werken, met name online. Er zijn in die periode een aantal zaken naar voren gekomen die we willen vasthouden voor de toekomst.

“We willen medewerkers meer mogelijkheden geven om hun leven naar eigen wens in te richten en werk en privé makkelijker te combineren. Tegelijkertijd willen we als gemeenschap natuurlijk ook goed blijven samenwerken. Verbinding houden met elkaar. Voor een deel blijft het van belang dat we dat doen op een fysieke manier.”

Alleen maar thuiswerken heeft dus niet de voorkeur, maar er komt wel meer keuzevrijheid voor werkplek en werktijden, het zogenaamde hybride werken. Om dit concreet vorm te geven werd vorige maand de projectgroep ‘hybride werken’ opgericht, met Marit de Heer als projectleider.

‘Meer vrijheid om te bepalen wanneer je je werk doet, zorgt voor mensen die lekkerder in hun vel zitten’

“Hybride werken staat voor tijds- en plaatsonafhankelijk werken,” vertelt De Heer. “Dat kan vanuit huis of op kantoor, maar ook in een koffiebar. Iemand kan productiever zijn in de ochtend of het lekker vinden om in de middag te sporten en in de avond nog een paar uurtjes te werken. Mensen met kinderen vinden het misschien fijn om te werken als hun kroost naar school is of juist in bed ligt. Allemaal mogelijkheden waarover je als team afspraken gaat maken.”

Meer vrijheid om te bepalen wanneer je je werk doet, zorgt volgens De Heer voor mensen die lekkerder in hun vel zitten. “Die flexibiliteit is erg belangrijk, het zorgt voor een gevoel van autonomie bij medewerkers. Hoe meer autonomie zij ervaren, hoe meer ze zich betrokken voelen bij de organisatie en hoe meer ze zich willen inzetten.”

Er zijn ook nadelen om rekening mee te houden, vertelt De Heer. “Het blijft belangrijk dat je elkaar voldoende ziet omdat je anders misschien de binding verliest met je collega’s. En als iemand in de avond collega’s gaat mailen, kan dat werkdruk opleveren bij de ander. Ik denk dat je daar echt goede afspreken met elkaar over moet maken.”

Voor het creatieve proces is het eveneens belangrijk om samen te komen. “Creativiteit ontstaat vaak op onverwachte momenten, bij de koffieautomaat bijvoorbeeld. Daar moet je echt iets voor gaan inplannen. Alleen met een goed proces kun je dat vanachter een computer doen.”  

Cultuurshock

Voor de lockdowns was keuzevrijheid voor TiU-medewerkers minder gebruikelijk. Van Dodewaard: “De urgentie ontbrak. Je mocht wel een dag in de week thuiswerken, maar daar moest je dan een contract voor tekenen. Het was behoorlijk bureaucratisch geregeld. De huidige omslag is echt aangejaagd door de coronacrisis.”  

De definitieve overgang naar hybride werken zal best een cultuurshock zijn, verwacht De Heer. “We nemen daarom de tijd om leidinggevenden en personeel mee te nemen in dit proces en ze te laten wennen aan deze nieuwe manier van werken. Dit doen we door kaders en advies te geven en mee te denken over hoe zij het hybride werken in hun teams kunnen implementeren.”

‘Het moet geen set van regeltjes worden waarin we iedereen voorschrijven hoe het moet’

Van Dodewaard: “Leidinggevenden vragen ons al regelmatig, ‘zeg me hoe ik het moet doen straks’. We lichten de plannen daarom binnenkort aan hen toe. Teams kunnen nu alvast gaan nadenken over hoe zij het hybride werken voor zich zien en wat zij graag zouden willen. Ze hoeven niet te wachten tot alles in kannen en kruiken is. Voor specifieke vragen kunnen ze al wel bij ons terecht.”

Het is geen ‘one size fits all’ verhaal, benadrukken beide vrouwen. We houden rekening met wat past binnen een faculteit, afdeling of team. “Wat het niet moet worden is een set van regeltjes waarin we iedereen voorschrijven hoe het moet”, vertelt Van Dodewaard. “Een aantal kaders zullen we met elkaar moeten afspreken, maar het is een transitie die je samen met je medewerkers vormgeeft. Dus, wat past binnen onze faculteit, afdeling of team?” De Heer: “Het zal echt maatwerk zijn.”

Gezond werken

Naar medewerkers die liever terug naar de campus gaan wordt geluisterd. “Ik kan me voorstellen dat er teams zijn die weer redelijk op de ‘oude manier’ gaan werken”, vertelt Van Dodewaard. “Als iemand echt veel beter werkt op kantoor, dan moet dat mogelijk zijn. Ik denk dat we vooral moeten kijken naar de aard van de werkzaamheden, wat leent zich hier wel en niet voor.”

Ook over de Arbo technische kant denkt de universiteit na, vertelt Van Dodewaard: “Op het moment dat je zoiets structureel gaat inrichten, moet je ook borgen dat medewerkers op een gezonde manier thuiswerken. Dat we daar een belangrijke taak hebben liggen als werkgever is inherent. Je wilt niet dat mensen te maken krijgen met fysieke klachten en slachtoffer worden van een andere manier van werken.”

Of er gevolgen zijn voor de huisvestings- en bouwplannen van de universiteit durft Van Dodewaard nog niet te zeggen. “We benaderen dit project nu vanuit de gedrags- en veranderingskant.

“Uiteraard zijn de mensen van facility services er nauw bij betrokken. Zij denken na over de wijze waarop we in de toekomst de kantoren inrichten en de vastgoedstrategie op termijn, maar ik vind het nu nog te vroeg om daar iets over te zeggen.”

Wanneer zal hybride werken gemeengoed zijn op Tilburg University? “We hopen dat veel teams in het najaar zijn gestart en afspraken met elkaar hebben gemaakt over een prettige manier van samenwerken”, aldus projectleider De Heer.

Van Dodewaard: “Eigenlijk wil je al wat verder zijn in het denken over hybride werken op het moment dat het nieuwe academische jaar start, begin september. Anders zit je voor je het weet weer in de oude situatie. Medewerkers hebben het afgelopen jaar anders gewerkt en hebben daar nu een aantal verwachtingen bij die ze willen incorporeren in hun leven. Er ligt een belangrijke verantwoordelijkheid vanuit de werkgever om daar richting aan te geven.”

_Advertentie.