Gaat het goed komen met BEST?

De reorganisatie van de diensten is voor Tilburg University een lakmoesproef. Op de campus twijfelen medewerkers of de plannen leiden tot een betere dienstverlening. TiU heeft geen best track record als het aankomt op reorganisaties. En nu ligt er een plan dat alleen een richting aangeeft. Gaat dat goed komen?

Collegezaal CZ005 stroomt vol. Medewerkers zoeken een plekje, schikken in en schuiven op als de stroom aanhoudt. Als iedereen zit begint de derde bijeenkomst in de roadshow over Best.  Geconcentreerd luisteren de medewerkers naar de plannen van het College van Bestuur voor de reorganisatie van de diensten. Verliezen ze hun baan? Krijgen ze een andere functie? Best hakt er in; het is af te lezen op de gespannen gezichten.

Bestuursvoorzitter Koen Becking, Rector Magnificus Philip Eijlander en Best-stuurgroepvoorzitter Bas Werker krijgen kritische vragen. Over de vacaturestop, het gedwongen vertrek van tijdelijke krachten die ‘hartstikke goed functioneren’, de dienstverlening in de faculteit ‘dicht bij het primaire proces’, maar ook over de vraag hoe het bestuur gaat bepalen of zijn claim dat de dienstverlening verbetert ook wordt gerealiseerd. Een reactie uit het publiek: “Ik heb nu vier reorganisaties meegemaakt, maar nooit waren de doelen duidelijk. En het was nooit goed genoeg. Hoe gaat dat nu? Je moet na een paar jaar toch kunnen vaststellen of het gelukt is?”

Het antwoord van de trojka blijft steken in ‘monitoren’, ‘slagen maken’ en ‘goed in de gaten houden’, passend in het script van een besluit dat ‘een richting aangeeft’ en nog in detail moet worden uitgewerkt. Want dat is de status van Best: het is een besluit op hoofdlijnen (zie kader). Veel is dan ook nog niet duidelijk. In de roadshow kwam het bestuur er mee weg, maar het is de vraag of dat ook op 13 februari het geval is, als ‘Best’ in de Universiteitsraad ter sprake komt.

De raad is kritisch. Zo vraagt Marinus Verhagen (AbvaKabo) zich af waar de claim van het bestuur – dat de dienstverlening verbetert- op gebaseerd is. “Het is geen sterk stuk dat de stuurgroep heeft afgeleverd. Je merkt aan iedereen met wie je praat: niemand weet wat dat betekent. Er wordt geen goede onderbouwing gegeven voor de oplossing van de geconstateerde problemen.”

Verhagen is, zegt hij, geen principieel tegenstander van de bundeling van de diensten, het belangrijkste onderdeel van het plan. “Maar de redenering is: het zou kunnen werken, het kan ook niet werken. Wij weten het niet, de stuurgroep weet het niet. Terwijl aannemelijk moet worden gemaakt dat het op een aantal terreinen tot verbetering van de ondersteuning leidt. Wij moeten daar als U-raad zwaarwegende besluiten over nemen.”

Verhagen is kritisch over het besluit van het bestuur om de middelen die vrijkomen bij de reorganisatie van de dienstverlening te investeren in onderwijs & onderzoek om zo de verhouding tussen onderwijzend en ondersteunend personeel te verbeteren. “Er is heel veel aan te merken op die ratio, het is appels met peren vergelijken en wij vinden dat je daar geen beleid op kunt bouwen en om het te gebruiken als argument om mensen te ontslaan. Voor ons is dat echt een belangrijk punt.”

Ook bij andere argumenten plaatst Verhagen vraagtekens. Maar in de kern is de kritiek dat de U-raad moet instemmen met een plan dat een richting aangeeft. En meer niet. Dus waar stem je nou mee in?

Het antwoord op die vraag komt voor een flink deel in de loop van dit jaar, als de nieuwe dienst tot in detail wordt ingevuld en ook duidelijk wordt wie moet vrezen voor zijn baan. En dan komen er ook antwoorden op vragen wat er geschrapt gaat worden in de dienstverlening (Becking: “We moeten keuzes maken in wat we wel en wat we niet doen”) en over de wijze waarop de centrale dienstverlening wordt afgestemd op decentrale diensten in de faculteiten.

Dat laatste is een zorg van de decanen. Afgelopen zomer trokken ze er over aan de bel, maar sindsdien is het stil gebleven. De reden: ze zijn akkoord. Becking: “We hebben heel nauwkeurig gesproken met zowel de decanen, vice-decanen als de directeuren van de faculteiten van de diensten. Ze staan achter de plannen.”

Marcel Sarot, decaan van de Theologische Faculteit, bevestigt: “We hebben als decanen ingestemd. Maar we hebben wel toegezegd gekregen dat wat decentraal moet gebeuren, ook decentraal gaat gebeuren.”

Toch is niet iedereen er gerust op. Alkeline van Lenning, dean van Liberal Arts and Sciences zegt: “Ik maak me grote zorgen.” Ze vreest dat de ondersteuning op grotere afstand komt te staan van het primaire proces. Van Lenning begrijpt dat het bestuur inzet op centralisering van de dienstverlening, maar  gaat dit nou het gat verkleinen tussen het onderwijzend en ondersteunend personeel? “Ik denk het niet.”

En het moet wel. Dat is een van de redenen waarom het reorganisatieproces om een sterke bemoeienis vraagt van het bestuur, vindt Verhagen. Hij zegt dat bestuursvoorzitter Becking zelf op de bok moet gaat zitten. Maar die rol is nu voorbehouden aan Bas Werker.

Wat gaat BEST veranderen?

Building Excellent Support at Tilburg University (BEST) is een reorganisatie die de ondersteunende diensten van Tilburg University treft.

Het College van Bestuur redeneert: Door onder andere efficiënter te werken en ‘verregaande digitalisering’ kan 58 fte aan banen geschrapt worden bij de ondersteunende diensten. Zonder dat op er op dienstverleningskwaliteit wordt ingeleverd, want die verbetert zelfs, schrijft het College van Bestuur. Samen met een besparing van anderhalf miljoen euro op huisvesting en het schrappen van een half miljoen subsidie aan het Nexus Instituut, hoopt het College 90 fte aan (universitair) docenten en onderzoekers in dienst te nemen.

Alle diensten worden, volgens de plannen, samengevoegd in één Universiteitsdienst met daaronder vier divisies: Academic Support, Facility Services, HR en Finance & Control. Onder Academic Support vallen alle diensten die het primaire proces – onderwijs, onderzoek en valorisatie – ondersteunen. Facility Services is de naam voor de nieuwe dienst die alle infrastructuur gaat beheren: dus ook delen van de huidige dienst Library & IT Services (LIS). Facility Services beheert verder een secretaressepool, die secretaresses plaatst bij faculteiten en diensten.

Naast deze vier divisies ontstaat uit de resten van Corporate Staff een Executive Office onder directe leiding van de secretaris van de universiteit. Deze dienst gaat universitaire en facultaire besluitvorming ondersteunen. Dit ‘bestuursbureau’ wordt verantwoordelijk voor het opstellen van de instellingsplannen en het uitvoeren en evalueren van beleid voor de hele universiteit. Executive Office detacheert ook bestuurssecretarissen bij facultaire management teams.

Deze worden cruciaal in de nieuwe organisatie. De bestuurssecretarissen moeten ‘de verbindende bestuurlijke schakel’ worden tussen het facultaire management team en het Executive Office. Deze functionarissen ‘bevorderen de afstemming tussen het centrale en het decentrale niveau, maar zijn er idealiter ook op gespitst verkokering tussen divisies tegen te gaan.’ De faculteitsbureaus worden ook opgeheven.

Door het vervallen van de diensten, verdwijnen ook hun dienstraden. In de nieuwe situatie komt er één raad voor de gehele universiteitsdienst, groot genoeg om iedereen te vertegenwoordigen – gedacht wordt aan tien tot twaalf leden. Omdat ondersteuners niet meer aangesteld worden door de faculteiten ‘zal de samenstelling en mogelijk ook omvang van de faculteitsraden wijzigen’. Dit wordt pas later bekend en vereist een wijziging van het bestuurs- en beheersreglement.

‘Eén medewerker beheert Blackboard’

Dertien werkgroepen lichtten hun dienstverlening door. Enkele conclusies:

• De regie op de hele keten bij Communicatie en Marketing is diffuus. “Er lijkt weinig regie van bovenaf via welke pijlers en via welke middelen we eendrachtig het merk Tilburg University kunnen laden.”
• Education Support: verbeteringen zijn mogelijk, maar ingrepen in de organisatiestructuur zijn contraproductief in het verbeteren van de dienst.
• Law School laat eigen docenten surveilleren om kosten te drukken. Dit tot grote ontevredenheid van de docenten. TiSEM overweegt dit juist.
• Centraliseer de postdienst en belast niet meer door aan de gebruikers.
• Verdere bezuiniging bij ICT Support leidt automatisch tot versobering van de dienstverlening.
• Beheer van BlackBoard ligt bij één medewerker.
• Alumni relations: binding met studenten is niet 
  

Tekst: Bert Westenbrink en Rik Wassens. Dit artikel komt uit Univers 7.

_Advertentie.