Vanaf 1 juni: ‘Google Apps @ TiU’ voor iedereen

Over drie dagen gaat de hele academische gemeenschap van de UvT de cloud in. Vandaag ondertekende collegevoorzitter Hein van Oorschot het definitieve contract met Google. Van Oorschot: “Hoewel de UvA de dienst eerder heeft ingevoerd, is de UvT de eerste die het invoert voor de hele academische gemeenschap.” Maar wat verandert er voor de studenten? Univers interviewde daarom Rebecca Scholte, de betrokken projectleider.

Vanaf 25 juni wordt de e-mail niet meer afgeleverd in de oude mailbox, maar alleen nog in de Google omgeving. Scholte: “De oude mailbox blijft nog toegankelijk tot eind september. Daarna worden alle mailboxen en de daarin opgeslagen informatie verwijderd. De mailservers worden ook uitgezet.” Studenten die staan te popelen om gebruik te maken van de nieuwe Google omgeving, kunnen meteen aan de slag: want vanaf 1 juni is het al mogelijk om je UvT mail door te zetten naar de universitaire Google mailbox.

Scholte vertelt wat studenten de komende tijd te wachten staat: “Vanaf 1 juni is Google Apps @ Tilburg University als nieuwe standaard service beschikbaar voor alle studenten en medewerkers. Met de service wil de universiteit studenten een nieuwe, moderne mailomgeving bieden.” Vanaf 25 juni is de e-mailmigratie definitief.  Medewerkers worden niet overgeslagen; ook zij krijgen een Google Apps @ Tilburg University account. Medewerkers hebben echter geen Gmail of Google Calendar, aangezien deze functionaliteit al in Microsoft Exchange zit.

De universiteit gaat een contract aan wat geldt voor alle Nederlandse instellingen van het Hoger Onderwijs. Scholte: “Belangrijke onderdelen van dit contract zijn dat er géén reclame is en dat Google ook geen gebruikersdata oogst en doorverkoopt. Ook is het Europese recht van toepassing.” Studenten die hun mailbox niet in de cloud willen, kunnen er voor kiezen om een opt-out verzoek in te dienen. Hun e-mails worden dan buiten de cloud gehouden en doorgestuurd naar een privé mailbox. Voorwaarde is wel dat de mailserver niet van een Amerikaans bedrijf is.

Studenten gaan er fors op vooruit: de huidige mailbox is ‘maar’ 100 megabyte groot. De Google mailbox is met 25 Gigabyte (GB) ruim 250 keer zo groot. Daarnaast heeft de UvT ook beschikking over het fonkelnieuwe product van Google: Google Drive. Scholte: “Nieuw is dat studenten Google Drive kunnen activeren. Hiermee hebben ze 5 GB aan opslagcapaciteit voor bestanden. Met Google Drive kunnen ze deze opslagruimte synchroniseren met hun pc of met hun smartphone.” Het maakt niet uit waar je bent, alle bestanden over al je apparaten zullen identiek zijn. Scholte: “Ze moeten dan wel Google Drive voor de PC downloaden of de Google Drive app voor mobiele apparaten.”

Kostenplaatje

Ook het kosten plaatje is aantrekkelijk. “Ook bij Google Apps worden natuurlijk kosten gemaakt. Het merendeel daarvan zijn initiële kosten om Google Apps in onze infrastructuur op te nemen en de kosten voor de publiciteit bij de migratie.” Google Apps @ Tilburg University heeft in tegenstelling tot de huidige oplossing geen jaarlijkse uitgaven. Hierdoor bespaart de UvT met de cloudoplossing van Google over vijf jaar 175.000 euro.

_Advertentie.