Inschrijven van studenten blijft lastig

Ben jij al ingeschreven? Als je nu nog geen bewijs van inschrijving hebt ontvangen van de Studentenadministratie is er iets misgegaan. Bezoek in dat geval voor 28 september de Student Desk om uitschrijving te voorkomen. Alle aanmeldingen zijn bij dagverwerking behandeld, brieven van vandaag vallen dus morgen pas in de bus bij de Studentenadministratie.

De inschrijving van een student gaat als volgt; de student ontvangt een e-mail met daarin een link naar de website waarop hij/zij kan aangeven of de opleiding wordt vervolgd of beëindigd, of dat er een verzoek moet worden ingediend tot het volgen van een andere opleiding. De overgang van bachelor naar master betekent hierbij ook de verandering van opleiding. Vervolgens moet de student een enrollmentbrief opsturen met daarin de opleidingskeuze en een machtigingsformulier voor het betalen van het collegegeld. Als laatste is een goedkeuring tot toelating tot de opleiding nodig. De laatste handeling ligt in handen van de Student Desk, zij dienen dit verzoek in bij de opleiding in kwestie. De opleiding communiceert dit weer terug aan de Studentenadministratie.

Ook dit jaar is in dit proces het een en ander misgegaan bij een groot aantal van de meer dan twaalfduizend studenten. Een (anonieme) student, waarvoor de opleiding veranderd moet worden van bachelor naar master, vertelt dat de inschrijfformulieren tot tweemaal toe opgestuurd waren. Daarop volgden alsnog twee brieven met ferme taal. De inhoud van de brief liet duidelijk merken dat de student toch maar eens fatsoen moest gaan tonen door zichzelf goed in te schrijven en de benodigde brieven op te sturen. De eerste brief refereerde naar de al tweemaal opgestuurde inschrijfbrieven. De tweede brief – een dag na brief een verstuurd – verwijst met dezelfde inhoud naar de volbrenging van de derde handeling. Dit is een handeling waarin de student geen inzicht kan hebben: de opleiding moest immers uitsluitsel geven over toelating of afwijzing.

Is dit een gevalletje van pech of kwam het vaker voor? Volgens Michel Kempenaars, stafmedewerker Studentenadministratie, doet de Studentenadministratie er alles aan om de student zo snel en goed mogelijk in te schrijven. “De student krijgt door middel van een e-mail het verzoek zijn inschrijving te voltooien. Dit eerste verzoek is halverwege augustus opgestuurd. Dat was tijdens de periode dat de scholen gesloten waren. Een tweede verzoek geschied via een op maat gemaakte brief. Deze is rond 28 augustus verstuurd. Daarin staat nadrukkelijk vermeld dat het voor de Studentenadministratie niet mogelijk is de student in te schrijven. In de brief wordt de student verzocht actie te ondernemen voor 14 september. Gisteren, op 17 september zijn, 1983 rappelbrieven verstuurd waarin de student wordt gemeld dat de Studentenadministratie overgaat tot uitschrijving op 28 september. Daarbij vermelden we ook dat er al twee eerdere rappels zijn gestuurd naar de betreffende student.”

Navraag naar dit aantal zorgt voor een opmerkelijk fenomeen. “Ongeveer 1000 van die brieven zijn bestemd voor buitenlandse studenten die niet naar de UvT zijn gekomen, maar bijvoorbeeld ook voor studenten die zich dubbel hebben ingeschreven bij verschillende universiteiten. Maar dit aantal is wel een halvering in vergelijking met vorig jaar. Dat is het resultaat van de striktere regels die zijn afgesproken in samenspraak met de hoofden van de onderwijsbureaus.”