Jacqueline Wayers begeleidde ruim 2.500 promoties. ‘Door digitalisering is het onpersoonlijker geworden’
Tilburg University bereikte onlangs het aantal van drieduizend promoties. Jacqueline Wayers is al sinds de 498e promotie de steun en toeverlaat achter de schermen. Wat is er in de loop der tijd veranderd? “Het is geen lopendebandwerk geworden.”
Uw eerste promoties, hoe gingen die in zijn werk?
“Ik kreeg een aanvraag van een promotor binnen. Daarbij zaten alle bijlagen, een gewaarmerkte kopie van het diploma, een uittreksel van de gemeente, enzovoort. Toen nog allemaal op papier. Dat alles controleerde ik. Als het dan goed was zette ik daar met potlood mijn akkoord bij en ging de hele bundel naar de secretaris van het College van Promoties. Vervolgens ging ik door met brieven maken die per post naar de promotor, copromotor en de promovendus gingen.”
“Dan was het een tijdje stil, want dan moest het proefschrift geschreven worden. Dat duurt zo’n vier tot vijf jaar. Als het proefschrift in de eindfase was, kon de promovendus samen met mij – en dat is nog steeds zo – een datum voor de promotie prikken.”
“Vervolgens werd een promotiecommissie ingesteld om het proefschrift te beoordelen. Om hun oordeel ten gehore te brengen moesten zij allemaal fysiek naar Tilburg komen. Dat betekende dat mensen soms voor een half uurtje het hele land door moesten reizen. Op den duur is dat dan ook schriftelijk geworden.”
De eerste promotie vond plaats op 3 februari 1938. 64 jaar later waren dat er duizend. Kunt u zich die mijlpaal nog herinneren?
“De duizendste promotie was van ene meneer T. Lynn uit China. Nederlandse promovendi brengen vaak al hun vrienden, familie en kennissen mee naar de verdediging. Dan heb je al snel zo’n honderd man in de zaal zitten. Het enige dat ik me kan herinneren aan deze promotie is dat we het erg jammer vonden dat deze meneer geen familie in Nederland had en het alleen moest doen met een aantal collega’s.”
Onlangs vond de drieduizendste promotie plaats. Wat is er sindsdien allemaal veranderd?
“De universiteit heeft in 2007 Graduate Schools opgezet die zich onder andere bezighouden met de beoordeling van het manuscript. Dat doe ik niet meer. Ik zie alleen het eindresultaat na goedkeuring. Dan stuur ik een bevestigingsmail waarin onder andere staat: ‘Je proefschrift is goedgekeurd en je bent toegelaten tot de verdediging.’ Als ik de titelpagina heb goedgekeurd mag de promovendus zijn werk laten drukken.”
“Verder zijn de grote lijnen van het proces niet veranderd. De enige grote verandering is de migratie van papier naar een digitaal systeem: Hora Finita. Daarin werk je een workflow af van het moment van de aanvraag tot het moment van de uitreiking van de bul. Daarnaast werken we nu professioneler en onder de naam Bureau Promoties en Academische Plechtigheden. Daarin zijn het secretariaat van het College voor Promoties en de Pedel werkzaam.
Wat vindt u van de digitalisering van uw werk?
“Met het systeem Hora Finita gaat alles heel vlot. Kort voor het interview met jullie was er weer een proefschrift goedgekeurd. Nou, dan heb ik dat binnen 20 minuten wel afgehandeld.”
“Door de digitalisering is het allemaal wel wat onpersoonlijker geworden. Toen ik alles alleen deed kwamen mensen regelmatig langs om een manuscript in te leveren of een promotiedatum te prikken. Nu zijn de Graduate Schools het eerste aanspreekpunt. Dat het contact met mensen minder is, vind ik wel jammer. Want het is leuk als je iets afhandelt en weet over wie het gaat.”
In 2018 werd Tilburg University ook wel een promotiefabriek genoemd. Is het werk ook onpersoonlijker geworden door de toegenomen hoeveelheid promoties?
“Een tijdje terug kwamen wij in het nieuws inderdaad als promotiefabriek naar voren. Maar dat had te maken met een aantal uitzonderlijke gevallen. Als we er twaalf jaar over doen om duizend promoties af te werken, dan vind ik niet dat we onszelf een fabriek kunnen noemen. Bovendien is het aantal promoties in de afgelopen jaren gedaald: van 165 in de topjaren, naar zo’n 110 in 2019. In het coronajaar hadden we er 102.”
“Daarbij is het geen lopendebandwerk geworden hoor. Er zit nog steeds een mate van persoonlijkheid in. Ik denk ook dat de kleinschaligheid van Tilburg University het voordeel heeft dat promotoren, hoogleraren, docenten en studenten elkaar kennen. Andere Nederlandse universiteiten hebben soms ruim vierhonderd of meer promoties per jaar. Volgens mij word je daar veel sneller als nummer gezien dan hier in Tilburg.”
Advertentie.
