De ombudsfunctionaris wil patronen van onveiligheid aan de universiteit in beeld brengen

Hoe moet je ze noemen? Ombudsman, ombudsfunctionaris of kort maar krachtig ombuds? En wat doen ze precies, want we hebben toch al vertrouwenspersonen? De nieuwe ombudsfunctionarissen voor studenten en medewerkers leggen uit waarom ze hard nodig zijn aan de universiteit.

Een schending van je digitale privacy, aantasting van je sociale veiligheid of fraude. Het zijn zomaar een aantal bedreigingen die een veilige werk- en studeerplek voor studenten en medewerkers in gevaar kunnen brengen. Tilburg University heeft in de loop van de jaren een flink aantal ‘loketten’ opgetuigd voor hulp bij uiteenlopende vragen en klachtenprocedures.

Voor sommige klachten is de procedure heel duidelijk: wetenschappelijke integriteit en examenfraude worden bijvoorbeeld behandeld door speciale commissies. Toch kan het nog best lastig zijn om de weg te vinden in de wirwar van ondersteuning.

Niet in een hokje

Soms past een klacht minder goed in een hokje en is het niet meteen duidelijk waar een klager terechtkan. ‘Wij komen pas aan bod als alle procedures afgelopen zijn. Als geen oplossing voor het probleem wordt bereikt, dan kunnen mensen naar de ombudsfunctionaris komen,’ legt Ingrid Segers-Claessen uit.

Segers-Claessen is de ‘ombuds voor studenten’, zoals ze zichzelf noemt. Samen met Michiel Geursen, die is aangesteld als ombudsfunctionaris voor de medewerkers, werkt ze aan oplossingen voor problemen waar mensen tegenaan kunnen lopen, variërend van sociale veiligheid tot fraude.

Van boven

De ombudsfunctionaris komt dus pas in actie als tweedelijns hulpverlener, terwijl de vertrouwenspersoon eerstelijnshulp biedt. Daarbij proberen Geursen en Segers-Claessen de problemen te benaderen vanuit een helikopterview. Maar daarom zijn ze niet minder belangrijk, benadrukken ze zelf.

‘We werken wel vertrouwelijk, maar de vertrouwenspersoon gaat naast de student of medewerker staan. Wij doen dat niet,’ zegt Segers-Claessen. ‘Wij staan eigenlijk tussen de student of medewerker en de universiteit in. We zijn neutraal en we behartigen dus niet het belang van de een of de ander. We kijken eigenlijk van boven: wat is het probleem en hoe kan dat worden opgelost?’

Patronen

‘Stel dat meerdere mensen binnen een faculteit of departement afzonderlijk last hebben van sociale onveiligheid,’ legt Geursen uit. ‘Dan gaan ze naar verschillende vertrouwenspersonen voor hun individuele problemen. Die weten onderling niet dat er meerdere klachten zijn.’

De ombudsfunctionarissen kunnen die signalen oppikken en kijken welke bredere patronen van onveiligheid de kop opsteken. Dat is een belangrijke ondersteunende taak. Geursen: ‘We zijn een spiegel voor het College van Bestuur, want wij krijgen door de meldingen zicht op wat er speelt in de organisatie.’

Sociale veiligheid

De ombudsfunctionarissen zijn aan het begin van dit collegejaar aangesteld, Segers-Claessen sinds augustus voor studenten en Geursen sinds november voor medewerkers. De rol van Geursen als ombudsfunctionaris is vastgelegd in de laatste CAO. Toch heeft het bestuur daarnaast gekozen voor een ombudsfunctionaris voor studenten, een functie die nog vrij nieuw is.

‘Dat sluit aan bij de tendens van de laatste jaren om binnen universiteiten meer aandacht te hebben voor sociale veiligheid,’ legt Segers-Claessen uit. ‘Belangrijk is dat mensen zich gehoord voelen en dat ze niet het gevoel hebben dat ze zweven binnen de organisatie.’

‘Maar dat wil niet zeggen dat mensen altijd het antwoord krijgen dat ze willen,’ voegt ze snel toe. ‘Als we tot de conclusie komen dat alles volgens de regels is verlopen, dan is dat ook een antwoord.’

Drempels weg

Er wordt al voorzichtig positief gereageerd op hun komst, merken de ombudsfunctionarissen tijdens hun ‘kennismakingstournee’. Geursen: ‘We zijn allebei relatief nieuw in de organisatie, dus we moeten een netwerk op gaan bouwen. We onderzoeken hoe we studenten en medewerkers beter kunnen benaderen.’

Segers-Claessen: ‘Het is nu een kwestie van drempels wegnemen en zorgen dat we duidelijker zichtbaar worden, en uitleggen waar we voor zijn. Als het gaat om sociale onveiligheid is onze oproep: ‘Kom alsjeblieft.’ Als je twijfelt of je bij ons terecht zou kunnen, kom gewoon. We willen niet dat problemen onnodig blijven zweven.’