Nieuw kopieersysteem op UvT
De UvT vervangt alle oude kopieermachines/printers van Océ door nieuwe exemplaren van Canon. Het project dat in februari is gestart moet in de zomer afgerond worden. De oude kopieerkaarten waar tegoeden op staan, kunnen bij de nieuwe machines niet gebruikt worden.
Volgens Peter Smits, afdelingshoofd bij Facility Services, waren de oude kopieermachines/printers aan vervanging toe. Zo gingen de kaartlezers regelmatig kapot. Tevens liep het contract met Océ af. Smits:“We hebben de diverse diensten en faculteiten gevraagd naar hun wensen. Hoeveel nieuwe machines moeten er komen? In sommige panden is het machinepark daarom uitgebreid.”
Het nieuwe systeem kent meerdere voordelen. Zo kunnen UvT’ers in kleur printen en kunnen er documenten gescand worden. Smits “Bij het oude systeem stuurde je verder een print-opdracht naar de harde schijf van de voorgeïnstalleerde printer vlakbij je werkplek. Bij de nieuwe machines stuur je de opdracht de cloud in. Je kunt dus –nadat je je aangemeld hebt- bij iedere willekeurige machine printen. Vroeger kwamen print-opdrachten bovendien in een queue, waardoor vertrouwelijkheid niet gegarandeerd was. Voortaan zie je alleen je eigen opdrachten. Dit zou er toe moeten bijdragen dat we binnen afzienbare tijd afscheid kunnen nemen van alle bureauprinters. Dat zorgt voor gezondere arbeidsomstandigheden en het bespaart geld. Tevens creëer je hiermee meer vertrouwelijkheid.”
Bij het oude systeem konden UvT’ers pas printen nadat er tegoed op de kopieerkaart was gezet. Die passen worden niet meer gebruikt. Printen en kopieren gebeurt voortaan met behulp van de UvT-pas. “Die pas indentificeert de gebruiker. Je print of kopieert wat je nodig hebt en het bedrag wordt doorberekend aan de afdeling.” Dat kan lastig zijn voor medewerkers (vooral studenten) die meerdere bijbaantjes combineren en zo op twee plekken op de UvT werken. “We hebben daar nog geen oplossing voor. Het is niet zozeer een technisch probleem, maar een organisatorische kwestie. In het hr-systeem wordt op dit moment maar 1 kostenplaats per medewerker opgenomen.”
Voor studenten verandert het systeem met ingang van het nieuwe collegejaar ook. Ze moeten zich voortaan identificeren via hun studentenkaart of ov-chipkaart. Daarna kunnen ze printen of kopiëren en betalen met hun chipkaart. Voordeel van de identificatie is ook hierbij dat de opdrachten niet in een wachtrij komen en dat dus vertrouwelijkheid gegarandeerd is.
