Een digitale sprong vooruit: Tilburg University moderniseert IT-systeem voor een veilige en efficiënte toekomst

Een digitale sprong vooruit: Tilburg University moderniseert IT-systeem voor een veilige en efficiënte toekomst

Tilburg University zet haar IT-infrastructuur op de schop om klaar te zijn voor de toekomst. Met harmonisatie en standaardisatie wil de universiteit niet alleen de complexiteit terugdringen, maar ook haar digitale weerbaarheid versterken. In een tijd van toenemende cyberdreigingen is een sterke en efficiënte IT-omgeving cruciaal voor onderwijs en onderzoek.

Online studeren in gebouw Montesquieu. Foto: Jack Tummers

Van geavanceerde data-analyse tot online colleges en campusbeheer: het hart van de universiteit klopt digitaal. Maar dat hart wordt steeds vaker op de proef gesteld. De huidige IT-infrastructuur en de groeiende afhankelijkheid van technologie zetten de universiteit onder druk. De vraag is niet óf modernisering nodig is, maar hoe snel deze kan worden gerealiseerd.

Tilburg University staat daarom voor een uitdaging. Hoe zorg je ervoor dat systemen niet alleen veilig en betrouwbaar zijn, maar ook efficiënt blijven in een steeds complexere digitale omgeving?

Snoeien in programma’s

Om antwoord te geven op deze vraag is de universiteit onder het motto ‘Digitaal Voorwaarts’ bezig met een grootschalige herziening van haar IT-landschap. ‘Door de jaren heen is er een wildgroei aan IT-oplossingen ontstaan,’ vertelt Corné van Nispen, sinds een goede twee jaar CIO/directeur van Library & IT Services (LIS).  Aan hem de taak om het snoeimes ter hand te nemen. ‘We moeten prioriteiten stellen, weten wat écht belangrijk is, en niet langer volgens een u-vraagt-wij-draaien-principe werken.’

De wildgroei aan IT-oplossingen is historisch makkelijk te verklaren, zegt Wilma de Koning. Als vicevoorzitter van het College van Bestuur (CvB) heeft zij ook IT in haar portefeuille. ‘Faculteiten en divisies hadden vroeger veel vrijheid op IT-gebied. Veel regelden ze zelf in. Dat vond iedereen ook goed. Dan was je innovatief, liep je vooruit, en kwam je tegemoet aan de wensen van je eigen mensen.’

Maar die veelheid aan IT-oplossingen zorgt ook voor versnippering en onoverzichtelijkheid. Tijd om te moderniseren dus, wat in dit geval betekent: standaardiseren en harmoniseren. Waarom? Van Nispen: ‘In een eenvoudiger IT-landschap kun je makkelijker en sneller de innovaties doorvoeren die onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering gewoon nodig hebben.’

Burcht, stad en landschap

Toch is er geen sprake van volledige standaardisatie. Daardoor zou het IT-landschap te rigide worden. De Koning: ‘Universiteiten zijn complex, want je hebt ook ruimte nodig om te experimenteren, zeker op het gebied van onderzoek. Die ruimte willen we dan ook bieden. Maar dan moet je wel goed de spelregels afspreken.’

De wens om een zekere mate van flexibiliteit te behouden, heeft geleid tot de indeling van de IT-infrastructuur in drie lijnen: burcht, stad en landschap. De burcht is zoveel mogelijk gestandaardiseerd en optimaal beveiligd. ‘Hierin bewaar en bescherm je de kroonjuwelen,’ zegt Van Nispen. Denk daarbij aan een omgeving als Osiris voor studenten, of de salarisadministratie voor medewerkers.

Corné van Nispen, in het data center van Tilburg University. Beeld Ton Toemen

De stad kent ook een grote mate van standaardisatie, maar hier bestaat iets meer vrijheid. Van Nispen: ‘Hier kunnen we onderwijs in onderbrengen. Dan kun je wat meer variatie toestaan tussen bijvoorbeeld faculteiten, zodat onderwijs wordt aangeboden dat het meest past bij de opleiding.’

Onderzoek wordt ondergebracht in de lijn landschap. Wetenschappers krijgen daar meer vrijheid bij het stellen van kaders en contracten, zodat ze hun onderzoek goed kunnen uitvoeren. ‘Dat wil niet zeggen dat je daar geen security-eisen hebt, maar er is wel meer ruimte voor risico-afwegingen,’ aldus van Nispen.

Investeren tijdens moeilijke tijden

Komende jaren zal de modernisering, die al is ingezet, dus langs deze drie lijnen plaatsvinden. En dat terwijl de universiteit vanuit Den Haag wordt gedwongen tot flinke bezuinigingen die de universiteit niet onberoerd laten.

De Koning kan niet uitsluiten dat ook LIS hierdoor wordt geraakt. ‘Maar op een aantal punten moet er eerst echt geïnvesteerd worden. Je kunt de pauzeknop op dit traject niet indrukken, dat zou niet verstandig zijn. Het is zoals met gebouwen. Onderhoud kun je wel even uitstellen, maar als je dat te lang doet schiet je jezelf in de voet, óók financieel.’

Van Nispen: ‘IT, digitalisering: het is niet iets losstaands meer. Het zit in al je primaire processen. Als je niet in IT investeert, investeer je ook niet langer in je primaire processen. Dat is zó met elkaar verweven. Wil je in de toekomst relevant blijven als universiteit, dan moet je stappen blijven zetten. Daarmee zeg ik niet dat alles digitaal en online moet, wel dat je moet blijven investeren.’

Een paar van die investeringen zijn voor medewerkers en studenten al merkbaar. Inloggen met tweevoudige verificatie (2FA) bijvoorbeeld. En studenten en docenten krijgen te maken met de invoering van een gestandaardiseerd rooster. ‘Dat merken docenten in de benodigde informatie die van hen wordt gevraagd,’ vertelt De Koning. ‘En studenten merken dit omdat we overal hetzelfde rooster krijgen. Dat bevordert de uitwisselbaarheid van onderwijsprogramma’s en bijvoorbeeld het volgen van minoren bij andere faculteiten.’

Digitaal onderwijs

De toekomst zal in hoog tempo meer digitale veranderingen brengen in het onderwijs. AI rukt snel op en videocolleges zijn populair onder studenten. Maar digitalisering is niet honderd procent leidend, waarschuwt de Koning. ‘Online onderwijs is geen doel op zich. Goed kwalitatief onderwijs is een doel op zich. En als online onderwijs daarbij helpt, is dat prima. Het is aan de faculteiten om daar hun weg in te vinden.’

Vicevoorzitter van het College van Bestuur Wilma de Koning. Beeld: Maurice van den Bosch

‘Digitalisering gaat niet om IT,’ voegt Van Nispen daaraan toe. ‘Digitalisering gaat om de mens die daar middenin staat. Hoe gaan we om met de digitale samenleving die al een feit is en die ons allemaal beïnvloedt? Hoe vinden we de balans tussen de mogelijkheden en de toepassing daarvan binnen de universiteit?’

Belangrijk daarbij, vindt de directeur van LIS, is dat je zelf de regie houdt. Je hoeft niet in alles mee te gaan, nee is ook een optie. ‘Je kunt ook zeggen: dit doen we niet, want dit past niet bij de universiteit.’

Cyberveiligheid

Niet iedere innovatie hoeft dus klakkeloos overgenomen te worden. Maar als het om cyberveiligheid gaat mogen universiteiten geen slag missen, onderstreepte de cyberaanval op de Technische Universiteit Eindhoven midden januari. De universiteit moest haar netwerk offline halen. Het gevolg: een week lang geen onderwijs en geen toegang tot faciliteiten als e-mail, wi-fi, de digitale leeromgeving Canvas en Teams.

Cyberveiligheid neemt dus vanzelfsprekend een belangrijke plaats in binnen de moderniseringsstrategie van Tilburg University. ‘Maar het is een illusie om te denken dat we ooit honderd procent veilig zijn,’ zegt De Koning. ‘Een cyberaanval kan je overkomen, zo nuchter zijn we. Je probeert als universiteit om altijd een stap voor te blijven. Het is een constante race.’

Van Nispen: ‘Natuurlijk hebben we crisismanagementplannen en protocollen. En monitoren we ons netwerk vierentwintig uur per dag.’ Om te leren huurt de universiteit regelmatig hackers in om eventuele zwakke plekken in het systeem te vinden. ‘Ethical hacking heet dat,’ vervolgt Van Nispen. Dan nodigen we een bedrijf uit en zeggen we: probeer daar en daar maar eens in te breken. Kijk maar hoever je komt.’

Online studieplekken in gebouw Montesquieu. Foto: Jack Tummers

Zelf phishingmails onder medewerkers versturen doet de universiteit ook. ‘Dan kijken we waar mensen in trappen en waarom. Niet om medewerkers te straffen, maar om ervan te leren.’

Omdat medewerkers en studenten ook moeten leren omgaan met de eisen en gevaren van de digitale tijd, zet de universiteit in op bewustzijnscampagnes. Hoe herken je phishingmails? Hoe werk je veilig online? Waar bewaar je privacygevoelige informatie?

De ontwikkeling naar een moderne IT-infrastructuur is niet alleen een technisch proces, benadrukken Van Nispen en De Koning. Het vraagt ook om een bewustzijnsverandering onder medewerkers en studenten van de universiteit.

Om ‘digitaal voorwaarts’ te laten slagen is ook een andere denkwijze, handeling en werkwijze nodig, zowel vanuit IT als vanuit de rest van de organisatie.  ‘IT is niet een onderdeel van de universiteit, het ís de universiteit,’ benadrukt Van Nispen. De digitale sprong voorwaarts: die moet samen worden gemaakt.

Advertentie.

Bekijk meer recent nieuws

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Blijf op de hoogte. Meld je aan voor de nieuwsbrief van Univers.